Tietosuojakäytäntö

1. Tietojen käsittelijä

Verkkosivusto https://www.billoff.com on kustantanut:

Billoff Solutions Limited (C 116008)

Päätoimipaikka:

Sähköposti: [email protected]

Yritys toimii tietojen käsittelijänä käyttäjiltä kerättyjen henkilötietojen osalta.

2. Käytännön tarkoitus

Tämä käytäntö selittää, kuinka Billoff kerää, käyttää, varastoi ja suojaa käyttäjiensä henkilötietoja seuraavien mukaisesti:

• Asetus (EU) 2016/679 (GDPR) käyttäjille Euroopan unionissa;

• Laki nro 78-17 muutettuna (tietosuojalaki) Ranskassa;

• Henkilötietojen suojelulaki (PDPL) Yhdistyneissä arabiemiirikunnissa.

3. Kerätyt tiedot

Billoff kerää vain palvelujen tarjoamiseen, hallintoon ja laskutukseen tarvittavat tiedot:

4. Käsittelyn tarkoitukset

Tietoja käsitellään seuraavilla tarkoituksilla:

1. Palvelujen tarjoaminen ja toteutus (kirjeiden luominen, tulostaminen, lähettäminen).
2. Asiakastilin hallinta ja laskutus.
3. Petosten ehkäisy ja maksun turvallisuus.
4. Asiakasavustus ja tekninen tuki.
5. Sivuston parantaminen ja palvelun suorituskyky.
6. Oikeudellisten velvollisuuksien noudattaminen (laskutus, rahanpesun vastaiset säädökset, kirjanpitokirjaukset).
7. Hallinnollisten tai sopimusehtojen mukaisten tietojen lähettäminen palveluun liittyen.
8. GDPR/PDPL-oikeuksien käyttöä koskevien pyyntöjen hallinta.

5. Käsittelyn oikeudellinen perusta

Tilanteesta riippuen:

1. Sopimuksen täytäntöönpano (palvelun käyttö, tilausten käsittely, laskutus).
2. Suostumus (tilin luominen, evästeet, markkinointi).
3. Oikeudellinen velvollisuus (kirjanpito, laskut).
4. Oikeutettu etu (petosten ehkäisy, palvelun parantaminen).

6. Tietojen säilyttäminen

Tietoja säilytetään vain tarpeelliseksi katsotun ajan:

Asiakkaan asiakirjat ja tiedostot poistetaan automaattisesti tilauksen lopussa tai tilin sulkemisen yhteydessä.

7. Isännöinti ja kansainväliset siirrot

Tiedot isännöidään OVHcloud (OVH SAS).:n turvallisilla palvelimilla, jotka sijaitsevat Euroopan unionissa (Liettua ja Alankomaat).

Varmuuskopiot ja käsittely voidaan suorittaa Maltassa palvelun teknisen hallinnoinnin osana.

Kansainväliset siirrot noudattavat GDPR:n takuita (Euroopan komission vakiosopimuslausekkeet).

8. Tietojen jakaminen

Billoff ei myy tai vuokraa henkilötietoja. Tiedot voidaan välittää vain:

1. Tekniset palveluntarjoajat (isännöinti, reititys, tulostaminen, asiakastuki).
2. Maksun tarjoajat (Stripe).
3. Kuljetus- ja postioperaattorit lähetysten suorittamiseksi.
4. Hallinnolliset tai oikeudelliset viranomaiset, kun lainsäädäntö sitä vaatii.

Kaikki alihankkijat sitovat tiukkaan salassapitovelvollisuuteen ja turvallisuusvelvoitteisiin.

9. Turvallisuus

Billoff soveltaa kansainvälisten standardien mukaisia teknisiä ja organisatorisia turvallisuustoimenpiteitä: SSL/TLS-salaus, salasanojen hajautus, palomuuri, loggaus, ympäristöjen erottelu, tiukka pääsynvalvonta, sisäiset turvallisuustarkastukset.

10. Evästeet

Sivusto käyttää evästeitä:

1. Tekniset: palvelun toiminnalle oleelliset.
2. Analyyttiset (Google Analytics 4): yleisön mittaaminen.
3. Toiminnalliset: kielen ja mieltymysten tallentaminen.

Asiakas voi hallita evästeitä suostumusbannerin tai selaimen asetusten kautta. Teknisten evästeiden hylkääminen voi estää pääsyn palveluun.

11. Käyttäjäoikeudet (GDPR / PDPL)

Asiakkaalla on seuraavat oikeudet:

1. Oikeus päästä omiin tietoihinsa.
2. Oikeus oikaista.
3. Oikeus poistamiseen ("oikeus unohtaa").
4. Oikeus rajoittaa käsittelyä.
5. Vastustamisen oikeus.
6. Oikeus tietojen siirrettävyyteen (tietojen vienti).
7. Oikeus asettaa kuolonhetkisiä ohjeita (vain EU).

Kaikki pyynnöt voidaan lähettää osoitteeseen: [email protected] Vastaus 30 päivän kuluessa. Henkilöllisyyden tarkistukseksi voidaan vaatia henkilöllisyystodistus.

12. Tärkeimmät käsittelijät

13. Siirrot EU:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää Maltaan teknisten ja tuen tarpeiden vuoksi.

Billoff takaa vastaavan suojan tasoa Artikkelin 46 GDPR:n kanssa yhteensopivien vakiosopimuslausekkeiden ja Maltassa sovellettavan henkilötietojen suojelulain kautta.

14. Yhteydenotto ja valitukset

Kysymyksille tai oikeuksien käyttämiseksi: [email protected]

Euroopan unionissa sijaitsevat käyttäjät voivat myös tehdä valituksen kansalliselle tietosuojaviranomaiselleen.

15. Käytännön päivitykset

Billoff varaa oikeuden muuttaa tätä käytäntöä milloin tahansa.

Soveltava versio on se, joka julkaistaan verkkosivustolla konsultaatiopäivämäärässä.

Kaikki merkittävät muutokset ilmoitetaan sähköpostitse tai asiakastilin kautta.

16. Stripe ja petosten torjunta

Käytämme Stripeä maksu-, analytiikka- ja muihin liiketoimintapalveluihin. Stripe kerää tunnistetietoja laitteista, jotka muodostavat yhteyden sen palveluihin. Stripe käyttää näitä tietoja meille tarjoamiensa palvelujen ylläpitoon ja parantamiseen, muun muassa petosten havaitsemiseen. Voit lukea lisää Stripestä ja sen tietosuojakäytännöstä osoitteessa https://stripe.com/privacy.